Contracten met impact: hoe ICM bijdraagt aan de digitalisering van de Noordzee

De Noordzee als databron

Er gebeurt steeds meer op, in en boven de Noordzee: windparken verrijzen, scheepvaart neemt toe en de biodiversiteit vraagt om bescherming.  Door de inzet van slimme technologie kunnen overheid, marktpartijen en onderzoekinstellingen alles beter volgen en beheren. “Wij kopen bijvoorbeeld vogeldetectiesystemen, nautische radars, temperatuursensoren en communicatieapparatuur voor 5G in”, vertelt strategisch contractmanager Michael Berkhof.

MIVSP plaatst deze sensoren op transformatorplatforms van netbeheerder TenneT en op windturbines op zee. Ze verzamelen een schat aan nautische, meteorologische en ecologische data. “Zo kun je op basis van migratiegegevens de snelheid van windturbines tijdelijk verlagen om vogels te beschermen,” zegt Berkhof. “En andere sensoren verzamelen gegevens die helpen om weersvoorspellingen te verbeteren en de scheepvaart veiliger te maken.”

Achter elke sensor zit een slim contract

Wat vaak onzichtbaar blijft, is het complexe samenspel dat nodig is om dit allemaal te regelen. Berkhof: “Wij sluiten contracten met leveranciers van apparatuur, maar ook met kennisinstituten, locatie-eigenaren en aannemers. Om bijvoorbeeld sensoren werkend te krijgen, hebben we technisch advies nodig van kennisinstituten en ingenieursbureaus. En om sensoren te kunnen plaatsen en onderhouden, moeten er afspraken worden gemaakt met aannemers en locatie-eigenaren. Zo dragen de contracten die wij sluiten bij aan de productie van data.”

Die contracten variëren van klein tot groot. “We hebben onderhoudscontracten van miljoenen euro’s, maar ook een overeenkomst om schapen te laten grazen bij ons Offshore Expertise Centrum. Elk contract draagt op zijn manier bij aan het grotere geheel.”

Aanbesteden met oog voor de praktijk

Aan de sluiting van de contracten gaat een zorgvuldig aanbestedingsproces vooraf. Inkoopadviseur Jaap Sütmuller helpt de informatiebehoefte van aanvragers te vertalen in concrete aanbestedingen die voldoen aan de wettelijke eisen. “Stel ecologen willen een vogelradarsysteem om meer te leren over het gedrag van trekvogels op de Noordzee. Dan is het aan mij om die vraag te vertalen naar een aanbesteding die voldoet aan de aanbestedingswet en waar aanbieders goed op kunnen reageren. Hoe concreter en helderder de uitvraag, hoe beter de oplossingen die leveranciers aandragen.”

Ook contractmanagers zijn vanaf het begin betrokken. “We denken al in de opstartfase mee,” zegt contractmanager Melissa Dijkhuizen. “Zo zorgen we dat de afspraken straks ook uitvoerbaar zijn. En als het contract loopt, monitor ik of alles op het gebied van kwaliteit, planning en kosten wordt nagekomen.” Sütmuller vult aan: “Die samenwerking is onze kracht. We gebruiken elkaars expertise – en daardoor sluit alles beter op elkaar aan.”

Teamwork en timing

De teamdynamiek is essentieel, zeker in een speelveld dat snel groeit. “Elke maandagochtend stemmen we contracten met elkaar af,” vertelt Dijkhuizen. “Zo voorkomen we dubbel werk of dat iets onbedoeld over het hoofd wordt gezien. Ook benutten we bestaande contracten optimaal: als er sprake is van een uitbreidingsoptie of een uitzondering binnen de aanbestedingswet, hoef je geen nieuwe aanbesteding te starten. Dat bespaart veel tijd en geld.”

En timing is alles. “Bij grote Europese aanbestedingen kan het een jaar duren tussen start en gunning,” zegt Dijkhuizen. “Wij moeten ervoor zorgen dat apparatuur op tijd geleverd wordt aan de wal, zodat het op het juiste moment naar platforms en windmolens kan. Je kunt dus letterlijk zeggen: we mogen de boot niet missen.”

Flexibiliteit met een blik op de toekomst

Met de toename van offshore windparken groeit het werk van het ICM-team. “Wij brengen rust en structuur in die groei,” zegt Berkhof. “Door contracten flexibel in te richten – met een vast en optioneel deel – kunnen we snel opschalen als dat nodig is. Je hoeft dan bijvoorbeeld geen nieuw inkooptraject te starten als het later nodig blijkt om sensoren toe te voegen aan bestaande platforms.” Het werk vraagt vaker om creatieve oplossingen. “Veel van wat wij doen, bestaat nog niet,” zegt Sütmuller. “Daarom is het belangrijk dat je af en toe buiten de gebaande paden durft te denken. De goede sfeer in het team zorgt voor die ruimte.”

Aanstekelijk enthousiasme

Wat opvalt bij het ICM-team: het werkplezier spat ervan af. “Ik vind het ontzettend gaaf om bij te dragen aan een tastbaar resultaat,” zegt Berkhof. “Als je langs de kust rijdt en de windparken ziet, denk ik: daar werken wij aan mee.” Ook Sütmuller is trots. “Je kunt overal inkoopadviseur zijn, maar wát je inkoopt maakt het verschil. Dit werk doet ertoe.” En Dijkhuizen? Zij is enthousiast dat ze vanuit MIVSP bij mag dragen aan de energietransitie. “De energietransitie is een enorme verandering. Dankzij mijn werk bij MIVSP maak ik dat van dichtbij mee.”

Niet zomaar een afdeling

MIVSP begon als een klein project, en is inmiddels flink gegroeid. “We hebben meer structuur aangebracht, waardoor de contracten nu goed op elkaar afgestemd zijn”, zegt Dijkhuizen. Ook Berkhof ziet dat als een belangrijk resultaat van het team. “We houden met hetzelfde aantal mensen een steeds groter project draaiende, door een kleiner aantal langdurige contracten af te sluiten en flexibel te werken.” En daar zijn ze trots op. “We zijn niet zomaar een afdeling inkoop- en contractmanagement,” besluit hij. “We zijn echt onderdeel van MIVSP.”